1. 규모가 큰 업무나 비슷한 업무는 모아서 한꺼번에 처리하라

   전화를 받기 위해 자신의 업무가 중단되거나 다른 사람으로 인하여 업무가 중단되는 사람은 한 가지 일에 전력을 다하기 어렵기 때문에 다른 사람에 비하여 훨씬 많은 시간이 소요될 수밖에 없다. 그러므로 최대한 유사한 업무를 모아서 한꺼번에 처리하는 것이 효율적이다.  

  2. 외부의 방해를 받지 않는 조용히 집중할 수 있는 시간을 마련하라

  지극히 중요한 업무를 처리할 때는 아무런 방해도 받지 않고 집중할 수 있는 시간을 만들어 집중적으로 업무를 처리하라. 좀 더 창의력을 발휘할 수 있을 것이다.  

  3. 회의 시간을 제한하고 안건의 기한을 정하라

  철저한 사전준비와 중요한 과제만 처리하고 결론을 내리는 데 1시간이면 충분하다. 1시간을 넘어서면 회의실은 수다 방으로 변하기 쉽다. 오랜 시간의 회의보다는 마감시간을 정해놓고 짧은 시간에 집중적으로 안건을 처리하는 것이 더 효과적이다.   

  4. 업무의 우선순위를 정하라

  홍수처럼 밀려드는 업무와 활동을 잘 해결하려면 목표와 중요도에 맞게 우선순위를 정해야 한다. 그리고 우선순위가 1순위인 일부터 처리하라. 그렇게 하면 단 5분이라도 유용하게 활용할 수 있다.   

  5. 정말로 중요한 것만 하라

  아무리 좋은 계획을 세웠어도 예기치 않은 일에 휘말려 좌지우지되다 보면 모든 계획이 허사가 되어버린다. 그러므로 내게 주어진 중요 과제를 최우선적으로 처리하라. 내가 처리해야 하는 전체 업무 중 정말 중요한 업무는 20%에 불과하다. 바로 그 20%에 해당하는 업무를 찾아내어 우선적으로 처리하면 한결 업무 진행에 여유가 생긴다.  

    6. 위임할 수 있는 일은 위임하라

  아무리 대가라도 모든 일을 직접 다 할 수는 없다. 다른 사람에게 맡겨도 되는 일은 그 사람이 하게 하라. 위임은 시간 절약의 방책이다. 타인이나 외부에 일을 부탁하고 그 대가를 지불하는 것이 훨씬 비용이 적게 드는 경우가 많다.  

  7. 큰 업무는 세분화하라

   ‘천리 길도 한걸음부터’라고 했다. 아무리 급해도 일을 단 번에 처리할 수는 없다. 1차 목표를 설정하고 중간 목표를 정하여, 매일 처리할 수 있는 만큼의 분량으로 세분화하여 장시간에 걸쳐 차근차근 처리해야 한다.  

  8. 중요한 업무를 처리하는 시간을 따로 정하라

  긴급하게 처리해야 하는 일로 인하여 제 때에 중요한 일을 처리하지 못하면 계속 업무가 지체되어 일이 산더미처럼 쌓이게 된다. 그러므로 그 어떤 요인의 방해도 차단할 수 있는 시간대를 만들어라. 그 시간에는 걸려오는 전화도, 외부 방문객도 철저하게 차단하고 외부의 방해요인에 대하여 단호하게 안 된다고 거절하라.        

  9. 자신의 능률을 고려하여 계획을 세워라

  자신이 아침형 인간인가, 저녁형 인간인가를 파악하여 가장 중요한 일은 가장 능률이 높은 시간대에 배치하라. 그래야 상대적으로 다른 시간대보다 정신이 맑아서 훨씬 많은 일을 할 수가 있다.  이상의 사항들을 고려하여 사적업무보다는 공통과제를 우선으로 처리하고 갑자기 ‘긴급하고 중요한 일’이 발생한다면 그 일부터 처리하는 것이 일을 잘하는 것이다.*                            

편집부