무한 경쟁시대에 정보와 시간을 관리하는 자가 승리한다

  방이나 사무실, 책상, 캐비닛 등에 어지럽게 늘려있는 물건이나 서류를 정리해야 되겠다고 늘 생각은 하지만, 이 핑계 저 핑계를 대면서 차일피일 미루다 보면 영영 정리하지 못하고 방이나 책상 위에는 온갖 잡동사니들로 넘쳐난다. 이렇게 되면 물건하나 찾기가 무척 힘이 든다. 도대체 어디다가 두었는지 분명히 여기에다가 둔 것 같은데 아무리 찾아봐도 없다.

  거래처 손님이나 상사가 서류 하나 찾아오라고 하면 온 책상과 캐비닛을 다 뒤진 후에야 서류를 찾아온다. 그나마 찾아오면 다행이다. 아무리 찾아도 없으면 정말 난감하다. 분명히 책상 위에 둔 것 같은데 이상하게 보이지 않는다. 이렇게 되면 그의 업무처리 능력은 신뢰성을 잃게 되고 인사고가에 마이너스 요인으로 작용할 것은 너무도 당연한 일이다.   

  무한 경쟁시대에 살아남기 위해서는 정보와 시간을 관리하는 자가 승리한다. 그러기 위해서는 주변 환경을 정리해야 한다. 시간이 없다는 핑계는 대지 마라. 하루 5분만 투자하면 된다. 5~10분 동안 퇴근 전에 또는 잠자리에 들기 전에 해야 할 일을 체크하고 순서대로 정리하면 한 달 후에는 상당한 진전이 있을 것이다. 3년 이상 사용하지 않은 물건이나 3년 이상 들여다보지 않은 책은 버려라. 과감히 버려라. 짐만 된다.

  일기장이나 앨범 등 꼭 소장하고 싶은 것이 있으면 보관함을 만들어 그 속에 한꺼번에 보관하라. 그리고 ‘소장함’이라고 써라. 일 년에 한 번 볼까 말까 한 것이 공간을 차지하고 있다는 것은 비생산적이다. 그리고 지금은 쓰지 않지만 필요할 것 같은 것이 있으면 ‘임시보관함’이라고 기록하고 보관하라. 그리고 임시보관함은 그 기한을 3개월로 한다.

  3개월 후엔 버려라. 그래도 미련이 남아 버리지 못하는 물건이라면 1년 후에는 버려라. 1년이 지나는 동안 한 번도 사용하지 않은 것이 있다면 그때는 미련없이 버려라.주변 환경을 단순화하라. 업무 환경을 단순화하라. 방안에 잡다한 물건이 가득 차 있거나 사무실이나 책상 위에 잡다한 서류가 가득한 것은 그만큼 머릿속이 복잡하다는 것이다. 물건이나 서류를 정리하면 머릿속도 정리된다.

  그러나 막연히 물건을 정리하다보면 위치이동만 될 뿐 전혀 줄어들지 않는다. 그럴 때는 물건을 모두 밖으로 끄집어내라. 그리고 필요한 것만 갖다놓아라. 그리고 소장할 것과 임시 보관할 것을 정리하고 나머지는 모두 버려라. 미련없이 버려라. 아무리 고가품이라도 나와는 상관없는 물건이다.

  처분하라. 컴퓨터 파일도 같은 방법으로 정리한다. 필요한 정보는 폴더를 만들어 분야별로 분류하고 그에 맞는 폴더명과 우선순위를 정하여 보관하라. 이제 물건이나 필요한 정보를 찾느라고 쓸데없이 시간을 낭비하는 일은 없을 것이다. 바야흐로 초스피드의 무한 경쟁시대의 경쟁자로서 당당히 나설 준비가 된 것이다.*

편집부